昨今、スマートフォンは私たちの生活に欠かせないものになりました。大人から子供まで、一人一台のスマホを持っていることが当たり前の時代へと突入しています。
そんなスマホですが、近年は性能が向上し、仕事をスマホでこなす方も多くなっているのではないでしょうか。スマホは手軽に持ち運べるため移動中にメールをチェックしたり仕事の資料を確認したり、その使い方は無限大です。
今回はそんなスマホを仕事に活用した、ビジネスマン必見のスマホ仕事術をご紹介します。
仕事の効率が上がる！スマホを活用するメリットとは？
さて、そもそもですが、スマホを仕事に活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
その一つに、移動時間や出先でも場所を気にせずに仕事を進められるという利点があります。
移動中に仕事をするとなると、使えるのはスマホもしくはノートパソコンです。
ただ、ノートパソコンの場合、例えば電車内では混雑しているなどの理由で使用できないときもあるでしょう。また、仮に外出先のカフェなどで仕事をするときにも、Wi-Fiの電波が飛んでいなかったり、電源が取れなかったりといった問題が出る可能性があります。
しかし、スマホであればそういった問題もなく仕事を進められます。
そもそもスマホは小さくて軽いので、電車内などで立ったままでも無理なく仕事が進められます。さらに、パソコンでの操作と異なり、直感的に操作性ができるので、簡単な依頼や修正内容であればスマホで操作した方が早く済むケースもあるでしょう。内容によっては、業務効率化のアプリなどと組み合わせて高速で仕事を捌くこともできるかもしれません。
このように、スマホを使えば、場所や時間など外部要因にあまり左右されることなく仕事が進められるのです。
もちろん、ノートパソコンと比べてしまうと画面が小さかったり、使えるアプリが限られたり、キーボードがなかったりと弱点はあります。すべての仕事をスマホで賄うことはできませんが、様々なツールやサービスを活用することで、スマホの役割を大きくすることはできます。
今回はスマホをもっと活用していくためのポイントを紹介していきます。
【基礎編】スマホを仕事で使うならこれは必須！
まずは、スマホを仕事で活用するために最初に設定しておきたいポイントについてご紹介します。
メール・チャットツールなど仕事で使うツールをスマホにも設定
職場のPCでしか仕事のやりとりが参照できず、出先では連絡が取りづらいという方、多いのではないでしょうか。
そのような方におすすめしたいのがスマホのメールやチャットツールを活用する方法です。
チャットツールはさまざまなものが出ていますが、どのサービスであれその最大のメリットは、メールやチャットの内容がどこでもチェックでき、情報の共有が迅速に行えることです。
メールよりも用件を簡単に伝えられ、やりとりもスムーズに行えます。急なお問い合わせや要望に対しても素早く対応できるので、機会損失も生みにくくなるでしょう。
業務の内容によってはビジネスチャット一つでやりとりが完結できるものもあるので、社内に導入すれば業務効率の改善や生産性が上がります。特に最近のチャットツールの多くは資料の送受信もできるので、メールのような面倒臭さや見落としの心配もなく扱えるでしょう。
社内・社外のコミュニケーションを強化できれば、顧客満足度の向上にもつながっていくかもしれません。
スケジュールを同期してスマホで簡単チェック
会議や出張などの予定を手帳で管理することに、限界を感じている方も多いのではないでしょうか。そんな方におすすめなのが出張や商談、会議などのスケジュールをスマホで管理する方法です。
手帳などの管理では変更の修正が難しかったり、記載できる情報量に限りがあったりして、何かとミスも起きがちです。また、手帳管理では自分以外の第三者とスケジュールの共有ができず、どうしても手間が増えます。ある人が今何をしているか、状況を確認できないというリスクも生じてしまうかもしれません。
ですが、スマホであれば手軽に情報の修正や予定の変更、スケジュールのリマインドなども設定することができます。社内外の人ともスケジュールを共有できるようになるので、予定のバッティングや進捗確認の手間も減るはずです。
集中力を下げてしまう不要な通知はオフに
仕事に集中したいときは不要な通知はオフにしておきましょう。
不要な通知が入ってしまうと集中力が途切れてしまったり、作業の間に確認・返信業務などが挟まったりして、どうしてもマルチタスクになってしまいます。合間に返信や確認をしていた結果、一日を振り返ってみると全体的に仕事が進んでいなかった、という経験がある方も多いのではないでしょうか。そのような事態を避けるためにも、仕事に不要な通知はあらかじめオフに設定しておきましょう。
集中したいときには、完全にすべての通知をオフにする方法が便利です。通知オフの設定方法はいくつかありますが、「おやすみモード」の活用が一番簡単です。おやすみモードではあらゆる通知がオフになり、マナーモードと違ってスマホの振動もありません。
こうした工夫をしておけば、集中力を保ってメリハリのきいた仕事ができるでしょう。
仕事に大活躍！持っておきたいスマホアプリ
同じ仕事をするのであれば、少しでも効率良く対処したいと思う方は多いはず。
そこで、仕事で役立つおすすめのスマホアプリをご紹介します。
スマホでも見やすい！タスク管理アプリ『Trello』
画像引用：Google Play
複数のプロジェクトの管理におすすめなのが「Trello」というアプリです。
Trelloはトヨタが活用していた看板形式を手本に作られたタスク管理ツールで、タスク（付箋）をボード（掲示板）に貼り付けて表示してくれます。直感的なUI、スッキリとしたUX、さまざまな情報を入力ができ、タスクやスケジュール管理はこれ一つで賄えます。
主に「ボード」「リスト」「カード」という3要素から成り立っており、ボードは掲示板の役割を果たし、このボードに仕事に必要となるタスクを並べることで、タスク確認や更新などができます。
リストにはToDoやTodayなどさまざまな種類があり、「未着手」「着手」「確認待ち」などのステータスを一目で確認できるようになっています。そしてカードはタスクを書き込む付箋のような機能で、テキストだけではなく画像なども挿入可能です。そのほかにも、タグ機能やチェックリスト機能も実装されているので、検索性も充実しています。
最大の特徴としては、チームと共有して活用できることが挙げられます。iPhoneやAndroid、パソコンからも利用可能なので、いつでもどこでも簡単にタスク管理や確認・更新ができます。複数人でプロジェクトを進行する場合などにおすすめの管理ツールです。
Trello
メモを便利に！『Google Keep』
画像引用：Google Play
Google KeepはちょっとしたメモやToDoを管理できるツールです。Googleアカウントがあれば利用できるため、無料かつ手軽に使えるメリットがあります。
また、PC・スマホ両方からアクセス可能で情報の同期もリアルタイムで行えること、検索やラベル機能・色分けなどの多彩な機能が実装されていること、操作も2タップで保存可能な点などのさまざまな利点があります。
何かアイディアを簡易的にストックしておきたい方、スケジュールを確認しながら今日のタスクを整理したい方にはおすすめのツールです。
Google Keep
書類を一瞬でデータ化！『Microsoft Office Lens』
画像引用：Google Play
Microsoft Office LensはMicrosoft社がPC、Android、iOS向けに無料で提供しているアプリです。
歪み補正やトリミングといった自動画像処理機能を持ち、書類のデータ化やファイル整理に役立ちます。名刺管理に困っている方、ドキュメント管理のデータ移行を考えている方などにおすすめのツールです。
ちなみにMicrosoft Office LensにはOCR（光学文字認識）機能も搭載されています。画像から文字データを読み取って、ドキュメンテーションしたり文字検索したりすることも可能なので、書面の文字起こしが必要な場合などは業務効率化が期待できます。
Microsoft Office Lens
急な印刷もコンビニで！『netprint』
画像引用：Google Play
netprintとは、日本全国のセブン‐イレブン店舗のマルチコピー機を利用し、あらかじめネットプリントセンターに登録・格納された電子ファイルやコンテンツを、安全に高画質で印刷できるサービスです。
「出先で紙の資料が必要になった」「プリンターが故障している」など、印刷に困ったとき、このnetprintを使えばすぐにセブンイレブンでプリントできるので非常に便利です。会員登録も不要で、アプリをダウンロードすればすぐに利用できます。
使い方は簡単で、プリントしたいファイルの選択、プリント予約番号の発行、セブンイレブンのマルチコピー機での入力と印刷の3ステップです。印刷できる種類はPDFや画像、Word・Excel・PowerPointと幅広いのも嬉しいポイントです。
netprint
国内外の最新ニュースを素早くチェック『NewsPicks』
画像引用：Google Play
最後にご紹介するのは、ビジネスパーソンの情報収集を便利にするアプリ。NewsPicksは「経済を、もっとおもしろく。」をコンセプトにしたソーシャルニュースサイトです。
国内外90以上のメディアから経済ニュースを配信していて、NewsPicks編集部が作成するオリジナル記事の配信もチェックできます。
また、ニュースを各業界の著名人や有識者がつけたコメントと共に読むことができるのが特徴で、単に情報を知るだけでなく、業界の同行やトレンドの方向性も押さえることができます。
NewsPicks
【応用編】スマホをもっと仕事に取り入れよう
ここまではスマホを仕事に活用するための基礎ポイントをご紹介しました。続いては、さらに仕事の効率を上げるための『応用編』に移っていきましょう。
通勤時間に「今日のToDo」をスマホで整理
毎日タスク確認をすることは仕事を効率的に進めていくうえで欠かせません。
とはいえ、「タスクがいつも溢れがち」「やることを見落としてしまった」という経験もあるのではないでしょうか。タスクのミスを防ぐためにおすすめなのは、朝の通勤時間を使ってタスクを整理することです。先ほどご紹介したスマホのタスク管理ツールなどを使って、今日一日のやることを整理してみましょう。
ちなみに、仕事を整理するうえで大切な視点として「大目標・中目標・小目標」の3つの切り口から目標を立てることが挙げられます。
例えば、数か月や一年単位で達成したい大きな目標（大目標）、数週間から数か月スパンのプロジェクト（中目標）、一日単位で捌く必要があるタスク（小目標）などに分け、それぞれ整理することが大切です。ジャンル別に分けて整理することで、目標達成へのマイルストーンを設定しやすくなるほか、今やるべきことが可視化され、一つひとつの仕事の精度も高まるでしょう。
毎朝タスクを確認するのは、このうちの小目標の達成に役立ちます。これが結果的に、中目標や大目標の達成につながります。
スマホを内線化するサービスも
テレワークが浸透している昨今、スマホを内線化するサービスも増えています。
一般的なオフィスでは、PBXと呼ばれる電話交換機を設置することで社内での内線通話や電話転送を実現していました。しかし、この手法は電話交換機が設置されているエリア内でのみ有効で、テレワークやリモートワークが普及した現在の状況にはあまりマッチしていません。また、スマホを通話利用するとどうしても費用がかさみがちです。
そんなときにおすすめなのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXとは今までのビジネスフォンと異なり、オフィス内に主装置（PBX）を設置せず、インターネット上のサーバーにPBXの機能を持たせてスマホやPCをビジネスフォンとして利用できるものです。
企業としてクラウドPBXを導入すればスマホが内線化でき、コスト削減、導入や管理が簡単なこと、あらゆる情報を一括管理できることなどがメリットとして挙げられます。
「2台持ち」でオンオフを切り替え
最近はスマホをプライベート用、仕事用と2台持ちする人も珍しくありません。
企業によっては、仕事用のスマホを準備して取引や連絡事項はそちらを使用するようにと指示されるケースもあります。
2台持ちするメリットとしては仕事のオンオフがつけられることです。
プライベート用のスマホには仕事の情報を入れず、もう一方のスマホは仕事に関する情報やアプリのみを入れておくことで、オンオフに合わせて明確に使い分けることができます。
仕事用のスマホにはプライベートな通知が届くことはありませんし、プライベート用スマホの電話番号など、個人情報を仕事で伝える必要もなくなります。
そのほか、電話をしながらもう一台のスマホで調べ物ができるなど、細かなメリットも存在します。
このようにスマホを2台持ちすることで、より効率的にスマホで仕事が進められるでしょう。
仕事用の"2台目"スマホに格安SIMは最適！
以前は、通話料金の安いガラケーとスマホを2台持ちする人が多い傾向にありましたが、最近では格安なスマホが出てきた背景もあり、スマホを2台持つ人も増加しました。
スマホを2台もつと維持費も2倍になると考えがちですが、格安SIMや格安スマホを利用することで、実はかなり安く利用できるのです。
格安SIMを提供している会社はさまざまありますが、その中でもおすすめなのが「LIBMO（リブモ）」です。LIBMOは株式会社TOKAIコミュニケーションズが提供する格安モバイルサービスで、安心安定のドコモの回線を利用しています。
LIBMOの最大の特徴は、とにかくスマホを安く使えることです。
LIBMOはユーザー数に応じて、NTTドコモの回線設備を必要な分借りているので、通信料金を安く抑えてサービスを提供しております。NTTドコモ回線を使うので、利用料金が安いからといって、通信品質が悪いというわけではありません。
セキュリティについても万全です。LIBMOではスマホやタブレットなど、最大6台まで登録できるセキュリティ対策ソフト（TOKAI SAFE）をオプションサービスで提供しています。
▼TOKAI SAFEについて詳しくはこちら
https://www.libmo.jp/option/tokaisafe/
また、LIBMOは乗り換え手続きが簡単で、人気機種も豊富に提供されています。
以上のことから、仕事用スマホなど”2台目”を持つ場合は、高品質で安心なセキュリティ体制のスマホを格安で提供している「LIBMO」がおすすめです。
まとめ
今回は、スマホを活用した仕事の効率アップ術についてご紹介してきました。
スマホはもはや一人一台が持っている時代です。年々スペックが上がってきて、ノートパソコンにも性能が劣らないほどに近づいています。気軽に持ち運べる点もメリットでしょう。
ご紹介したさまざまな工夫やアプリを使ってみて、ぜひ仕事の効率アップに役立ててください。
一方、プライベートのスマホを仕事用に使うことは、セキュリティの面や仕事のオンオフの切り替えができないなどの問題が発生してしまいます。そのため、仕事とプライベートのスマホを分けて持つ人も増えてきました。
2台持ちをするとコスト面が懸念されますが、そこでおすすめなのが格安SIM「LIBMO」です。高品質なサービスが格安で提供されるので、ぜひ検討してみてください。
▼LIBMOについて詳しくはこちら
